EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) astuu voimaan huomenna

GDPR on EU:n uusi tietosuoja-asetus, jonka tavoitteena on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Sillä halutaan vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Asetus astuu voimaan 25.5.2018.

Kaikki liiton tietosuojaa koskeva materiaali on koottu yhteen paikkaan (tietosuojapankki): www.suomentaekwondoliitto.fi/taekwondoliitto/tietosuoja

Seurojen materiaalit: GDPR-ohje seuroille ja esimerkkiseloste käsittelytoimista löytyvät tietosuojapankista.

Tietoja ja ohjeita päivitetään sitä mukaan, kun kansallinen lainsäädäntö saadaan ajan tasalle ja toimialaa koskevia ohjeistuksia julkaistaan.

Suomisport-lisenssi- ja vakuutusrekisteri

Suomen Taekwondonliiton liittokäyttäjät sekä jäsenseurojen seurakäyttäjät on sitoutettu tietosuoja-asetukseen sopimuksella. Suomisportissa jokainen liikkuja pääsee tarkastelemaan sekä hallinnoimaan itseään koskevia tietoja.

Suomisportin seloste käsittelytoimista löytyy liiton tietosuoja-pankista.
 

TPSS ja Kilpailukutsut

Kaikkiin kilpailukutsuihin liitetään jatkossa klausuuli:

”Ilmoittaessaan jäseniään kilpailuihin seurojen on varmistettava, että henkilö hyväksyy nimi-, seura-, vyöarvo- ja sarjatietonsa sekä kilpailun tulosten julkaisun internetissä. Alaikäisen kilpailijan kohdalla suostumuksen antaa hänen huoltajansa. Järjestäjällä on oikeus julkaista tapahtumasta kerättyjä tietoja tai tallenteita omissa julkaisuissaan. Ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja ei käytetä muussa tarkoituksessa.”

Seurojen vastuulla on siis viestiä jäsenilleen tai jäsenien huoltajille ymmärrettävästi ja varmistaa heidän suostumuksensa, että yllä mainitut kilpailuihin liittyvät olennaiset henkilötiedot julkaistaan internetissä. Mikäli henkilö tai hänen huoltajansa kieltää mainittujen henkilötietojen julkaisun tulee seuran olla yhteydessä liittoon (office@taekwondo.fi) sekä kilpailunjärjestäjään.

TaekoPlan Subscription Site eli TPSS (www.tpss.eu) on SenSoft Automationin ylläpitämä selainpohjainen järjestelmä, joka keskustelee Suomessa käytössä olevan kilpailujärjestelmä TaekoPlanin kanssa. Kilpailuilmoittautumista tehdessä seurakäyttäjä tai kilpailuorganisaation pääkäyttäjä syöttää TPSS-järjestelmään pakollisena tietona kilpailijan: nimen, seuran, sukupuolen, vyöarvon sekä kilpailusarjan. Kilpailijalistat, ottelukaaviot ja tulokset jäävät näkyviin palvelun arkisto-osioon pdf-muodossa, mikäli kilpailuorganisaatio julkaisee kyseiset dokumentit sivustolla. Mikäli henkilö tai hänen huoltajansa kieltää mainittujen henkilötietojen julkaisun tulee seuran olla yhteydessä liittoon (office@taekwondo.fi).
 

Sähköpostilistat

Suomen Taekwondoliitto ry:n viestintä ja tiedottaminen tapahtuu Epressi-tiedotepalvelun kautta. Liitolla on tällä hetkellä Epressi-palvelussa käytössä kaksi postituslistaa: jäsenseurojen yhteyshenkilöiden postituslista sekä vuoden 2018 lisenssinhaltijoiden postituslista tapahtumatiedottamista varten. Muut postituslistat on poistettu voimassa olevan käyttösidonnaisuuden tai suostumuksen puuttuessa.
 
Jakelulistoille lähetettävissä tiedotteissa on mukana omat rekisteriselosteensa.
 

Liiton internet sivuilla sijaitsevat listat, rekisterit ja kyselyt

www.suomentaekwondoliitto.fi -sivusto sisältää seuraavia henkilötietoja sisältäviä rekisterejä/listoja:

• Vanhat kilpailutulokset – piilotettu toistaiseksi, odottaa urheilun käytännesääntöä

• Edustusjoukkueet – piilotettu toistaiseksi, odottaa urheilun käytännesääntöä

• Tuomarilistat – piilotettu toistaiseksi, odottaa valiokuntien käsittely

• Jäsenseuralistaus (yhteyshenkilön nimi, sähköposti, seuran virallinen nimi, postiosoite, kunta, seuran kotisivu) – näkyvillä, perustuu suostumukseen
   
• Valiokuntien jäsenten yhteystiedot (nimi, asema/seura, puhelinnumero, sähköpostiosoite) – näkyvillä, perustuu suostumukseen
   
• Mustien vöiden/dan-rekisteri (nimi, seura, viimeisin Dan-arvo ja suoritusvuosi, 1. Danin suoritusvuosi 2. Danista) ylöspäin – näkyvillä, seloste lisätty

• Seurojen alkeiskurssit-listaus (yhteyshenkilön nimi, sähköposti, seuran virallinen nimi, postiosoite, kunta, seuran kotisivu) – näkyvillä, perustuu suostumukseen

Koulutuksen käyneet (nimi, seura, koulutustaso ja suoritusvuosi) – näkyvillä, perustuu suostumukseen

Jäsenseurojen vuosi-ilmoitukseen kerättävät tiedot on mainittu Suomentaekwondoliitto.fi-sivuston sisältämien rekisterien selosteessa.

Ilmoittautumislomakkeet: Jokaiseen lomakkeeseen liitetään oma selosteensa käyttötarkoitusperusteisesti.

Suomentaekwondoliitto.fi-sivuston sisältämien rekisterien seloste käsittelytoimista löytyy liiton tietosuojapankista.
 

Vanhat tapahtumatiedot

Liiton organisoimia vanhoja tapahtumia (leirit, koulutukset, seminaarit yms) koskevat henkilötietoja sisältävät listat, jotka sijaitsevat liiton palvelimilla tai työntekijöiden tietokoneilla tai muita henkilötietoja koskevat listat on anonymisoitu tai poistettu kokonaan.


Simply compete – WT:n urheilija- ja toimitsijalisenssijärjestelmä

Simply Compete (https://worldtkd.simplycompete.com) on World Taekwondon ylläpitämä kansainvälinen lisenssijärjestelmä, joka sisältää lisensoitujen urheilijoiden sekä toimitsijoiden tiedot sekä toimii tapahtumailmoittautumisalustana. Simply Competessa jokainen lisenssin haltija pääsee tarkastelemaan sekä hallinnoimaan itseään koskevia tietoja. Simply Competessa pakollisia tietoja ovat nimi, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, sähköpostiosoite, seura, passin tiedot (passin numero, myöntöpäivä, vanhentumispäivä, passin myöntänyt maa) sekä rooli (urheilija/toimitsija). Lisäksi järjestelmään kerätään kasvokuva, kuva passin henkilötietosivusta sekä vapaavalintaisesti kuva Kukkiwonin dan/poom-sertifikaatista (sekä sertifikaatin sisältämät tiedot) ja kuva World Taekwondo Europen valmentajalisenssikortista (sekä kortin sisältämät tiedot), mikäli valmentajakurssi on suoritettu.

Kukkiwonin Dan-rekisteri

Kukkiwonin Dan-rekisterin (http://kms.kukkiwon.or.kr/tst/login.do) on Kukkiwonin ylläpitämä rekisteri yli 1. dan-vyöarvoista (ensimmäisen asteen musta vyö). Kukkiwonin Dan-rekisterissä pakollisia tietoja ovat nimi, kansalaisuus, sukupuoli, syntymäaika ja dan-sertifikaatin numero. Lisäksi järjestelmään kerätään kasvokuva ja korkeimmilla daneilla graduointiin liittyvät kirjalliset sabunim-työt.